Møde i skolebestyrelsen, torsdag 9. januar kl. 17.00 – 20.00

 

Deltagere:

Forældrevalgte: Anders (formand), Dorthe, Gitte, Britt, Malene, Katrine

Elever: Hannah, Wilma 7.U

Medarbejdere: Morten, Signe

Ledelse: Torben (TJ), David (DN) og Dorte (DH) (referent)

 

Afbud:  Forældrevalgte Anita, Maria og Lisa

 

Referat:

 

Pkt. 1. Valg af ordstyrer & Godt Nytår

Signe blev valgt som ordstyrer.

Et særligt velkommen til elevrådsrepræsentant Hannah, som deltog i skolebestyrelsesmødet for første gang og til Wilma.

 

Pkt. 2. Status fra ledelsen (O) 5 min. Ledelsen, (bilag om ansvars – og opgavefordeling i ledelsen)

Bilag om ansvars- og opgavefordeling i ledelse udsendt jfr. referat fra sidste møde.

Skolesekretær Louise har fået nyt job og stopper derfor på AFS pr. 31.1.2020, hvilket betyder at nogle af Louises opgaver fra 1.2. skal varetages af andre i ledelsen. Louises afgang medfører helt naturligt ledelsesmæssige overvejelser omkring den fremtidige konstellation i hhv. administration og ledelse.

 

Pkt. 3. Senest orientering & info om byggeri & genhusning (Fast pkt.) + status på pavillonerne/Ørestadsskolen og besøg hos borgmester den 6.1.20 – udvidet pkt. (O&D+B) 25 min. Ledelsen/SB (SB aktionsgruppe)

Ledelsen nævner, at borgmesteren aflyste det aftalte møde mandag 6.1. af personlige grunde – og med meget kort frist. Vi har ikke modtaget ny mødeinvitation.

Aktionsgruppen holdt møde den 3. januar, hvor man forberedte følgende plan for mødet med borgmesteren:

At indlede mødet med at gøre opmærksom på, at skolebestyrelsen ikke er blevet hørt, sådan som Styringsvedtægten foreskriver.

Dernæst at eftersprøge et svar på de mange spørgsmål der er stillet i tidligere høringssvar samt at bede om et referat af mødet – og evt. et nyt møde.

Endvidere havde Aktionsgruppen besluttet ikke at folde alle bekymringspunkter ud, men at fokusere på de væsentligste, nemlig:

 

1. Byggeperioden – hvordan forestiller man sig at kunne blive hurtigere færdig med byggeriet, når vi allerede nu har konstateret forsinkelser.
2. Faglokaler, udearealer og det pædagogiske – hvordan vil man løse det?
3. Ressourcedelen – hvad forestiller man sig i forhold til Teknisk Service i pavillonen, herunder rengøring mv., som er ekstra økonomisk belastning og vedligehold i forhold til den forventelige slitage ved så stor anvendelsesgrad?
4. Bestyrelsens formand har hørt at SB Ørestad er orienteret om, at der muligvis kom andre løsninger på bordet – dem vil vi også gerne høre om.

 

Aktion: Formanden rykker for et nyt møde, hvis der ikke er kommet en invitation inden fredag uge 3.

 

SB nævner:

• at Amagerbladet gerne følger op på de artikler der er skrevet.
• At Facebookgruppen ser ud til at være gået lidt i stå, men at det tænkes at handle om december-travlhed.
• Opmærksomhed på om Borgmesterens omtale af ”Pavillonerne ved AFS er en omgåelse af kravet om høring.
• Borgmesteren taler om børns ve og vel – det er der ikke tale om her, så tag gerne det med i videre arbejde

 

Medarbejder næver, at man i Faglig Klub ikke vil gå ind i den konkrete problematik, men at man har stillet spørgsmål til Lars Sørensen (KLF) om hvorvidt der må være en skole uden skolegård – Lars Sørensen har svaret, at han stiller spørgsmålet videre til Borgmesteren.

 

Elevrådet nævner, at der er lidt snak om udflytningen, og der bliver stillet spørgsmål til elevrådet – det er primært i forhold til skolegård og madskole.

 

TJ nævner, at fra byggemødet er det indtrykket, at der vil tales om processer, men ikke deadlines og datoer. Der er møde igen d. 15.1., hvor de internt kigger på status i forhold til deadline. BygKbh kommer ud den 23.1. til en times orientering på baggrund af TJs brev. Der er foretaget en total indkapsling af bygningen. Vi kan konstatere, at der er speedet op på processen, og at der arbejdes i alt slags vejr og i weekender. TJ har været på området i dag – det er hans oplevelse, at der fortsat er lang vej. Samtidig skal vi være opmærksomme på, at der forude venter potentielle forsinkelser som fx vintervejr og forårets overenskomstforhandlinger. TJ har spurgt ind til bemanding på byggeriet, og her svares der, at der selvfølgelig er regler for byggepladser (antal skurvogne mv. pr. arbejder), hvorfor der ikke nødvendigvis kan sættes flere mand i arbejde. 

 

SB nævner, at når byggeprocesser speedes op er der øget risiko for sjusk og spørger til hvordan der holdes kontrol med kvaliteten af byggeriet.  

TJ svarer, at et er en relevant bekymring at løfte videre i byggesagen. Der foretages altid en byggegennemgang inden overlevering. I syd har vi fortsat udfordringer med varme og ventilation, som ikke er rettet endnu.

 

Aktion: TJ og DN sikrer information til elevråd/udskoling omkring situationen m. pavilonerne.

 

 

Pkt. 4. Info og status jf. årshjulet & seneste SB – mødereferat & AKTION (O&D+B) 60 min. Ledelsen/SB

 

1. Kontaktforældremøde -dato & indhold skal aftales jf. seneste SB møde. 20 min.
   Der afholdes ikke kontaktforældremøde i dette forår.
2. Ferieplan for næste skoleår. 15 min. (bilag)
   SB nævner at en planlægningsperiode på flere år kunne være ønskelig.
   SB gav ledelsen mandat til at skabe mulighed for en pædagogisk dag mhp at styrke det forestående samarbejde med KKFO. TJ vender tilbage til SB i forhold til hvad den ekstra dag kunne bestå i.
3. Skolebestyrelsesvalg foråret 2020. 10 min.
   Vi forventer udmelding m. køreplan for valg i slutningen af januar.
   I år har det betydning fordi skolen får KKFO med i organisationen.
    
   Der er fire medlemmer på valg: Anders, Britt, Malene og Anita. Disse fire vil snart blive spurgt til deres interesse i at fortsætte i en 4-årig periode. Samtidig skal medlemmer i Fritidsordningens bestyrelsen spørges om lyst og mulighed til at indgå i skolens bestyrelse.
    
   TJ ønsker at nedsætte et samarbejdsudvalg / -gruppe med to medlemmer fra hhv. SB og Fritidsordningens forældrebestyrelse/forældreråd. Anslået mødevirksomhed: tre møder af ca. to timers varighed. Formål: at sikre, at alt går til i overensstemmelse med vores værdier og i en ånd af godt samarbejde i overgangen. Anders og Malene deltager fra SB. TJ tager initiativ til mødeindkaldelse mv.
   SB nævner, at der kunne være en idé i, at samle alle interessenter i et og samme udvalg (altså både medarbejdere og forældre).
    
   SB nævner, at det er vigtigt, at vi får et valg, der sikrer så mange medlemmer (suppleanter mv.) til SB som muligt.
    
   Ledelsen vender tilbage til SB, når vi modtager styrelses- og retningslinjer.
4. Skolefest.
   7. årgang planlægger fest for 6.-9. klasserne. Dato er endnu ikke fastsat.
   Når skolen er klar til indvielse efter renovering, planlægger vi at åbne med et ”brag”!
5. Elevråd (normalt pkt.3)
   Der er ikke afholdt møde i elevrådet endnu.
   TJ nævner, at der inden jul er drøftet inde-miljø m. elevrådet, og at dette skal evalueres igen senere. DN og TJ har været rundt i udskolingen for at minde om reglerne for, hvordan vi passer på tingene, og hvad det koster at reparere og fikse, det der går i stykker. Generelt er vi meget glade for den måde de store elever har indtaget deres nye lokaler – vi vil gerne have liv og aktivitet på gangene også i pauserne, så vi skal blive enige om hvordan vi bedst sikrer dette.
   SB spørger til, hvorvidt der er en løsning på overtøjsopbevaring. Elevråd nævner, at eleverne fortsæt lægger deres overtøj over stolene. Medarbejder nævner, at det fortsat er en udfordring i meget vådt vejr, som f.eks. dd., da det skaber dårligt indeklima. TJ nævner, at der ikke er en løsning – der findes ikke noget sted at hænge overtøj op, og det eksisterer ikke i byggesagen. Pladsen er der ikke. SB minder igen om, at vi sikrer en løsning på det problem i forhold til renoveringen af syd-bygningen.
    
   Elevrådet nævner, at de før vinterferien har spurgt til gardiner – hvornår kan vi forvente dem? TJ nævner, at der er indhentet tilbud og taget beslutning om hvilke gardiner, der skal bestilles. Vi skal ifølge lovgivningen indhente endnu et tilbud, og det er undervejs. I sydbygningen hænger en prøvemodel (til yderside), som vi har spurgt til holdbarhed af.

 

Pkt. 6. Status på Aula – status og principper for skolehjem kommunikation/samarbejde 30 min.  Ledelsen/SB

Ledelsen nævner, at vi er godt i gang – det går lidt op og ned, men vi er glade for at medarbejderne har taget udfordringen op. Vi har løbende talt med personalet om hvordan vi bruger Aula, og der er lavet en evaluering i uge 50 mhp justering og arbejdet fremadrettet.

Aula handler om kommunikation, og vi har lavet et udkast til en justering af vores gensidige forventninger om samarbejde ml. skole og hjem. Formålet er forsøge at ensarte den måde vi kommunikerer med forældre på – dels i Aula og dels i Meebook mhp elevplaner mv.

 

TJ nævner, at det er en løbende proces, men vigtigt for os at vi meget snart får den første version af et princip klar til drøftelse m. forældre, der sjældent eller måske endnu ikke er på Aula. Der har fra forvaltningens side været et øget fokus på fravær, hvorfor dette også her nævnes flere gange i oplægget.

 

På baggrund af de input vi får i dag, sender vi et revideret oplæg ud, som kan drøftes på mødet den 19.2. mhp. at udsende til alle.

 

SB nævner, at der tales om, at der er sket fejl i registreringen af fravær. Medarbejder nævner, at man skal være opmærksom på, at der krydses af af den lærer, der er i klassen i første time, men at klasselærer retter til i forhold til meddelelser osv senere. Man skal derfor have lidt tålmodighed med registrering.

 

SB bemærker, at det er et meget langt skriv. SB spørger hvorvidt vi får flere af de udsatte familier med efter Aula?

 

TJ nævner, at formålet med at indføje ændringer til eksisterende dokument er at strømline og simplificere – og at komme i gang med noget, vi kan tale videre om. Endvidere nævner TJ, at vi ikke kan se, at den chancelighed, som det var til tænkt også er det, der sker. Skolen afholder workshop den 20.1. for forældre, der ikke er på Aula endnu.

 

Bestyrelsen anbefaler, at man bevarer dokumentet, men også udarbejder en ”pixi-model” med de væsentligste punkter.

 

 

Pkt. 7. Bordet rundt, spørgsmål & Nyt fra; 20 min. (D)

 

1. Personale/medarbejdere
   Ny opvaskemaskine på personalerummet. Det fungerer godt.
   Aula rumsterer fortsat; kommunikationsprogrammet fungerer fint, men der er mange frustrationer om andre funktioner, der enten mangler eller ikke fungerer optimalt – det gælder f.eks. kontaktbogen og klasselog’en, som er funktioner, der savnes.
   Pavillonerne fylder også – vi savner informationer, og bekymringerne om tidsplan mv. fylder en del.
   Skolevenner – en forening fra 2013 m. frivillige pensionerede skolelærere, der hjælper til et par timer om ugen i nogle klasser – er nu en del af AFS. Der er pt 3 frivillige på AFS alle i indskolingen, og medarbejder fortæller, at det går godt.
   Medarbejder giver udtryk for ros til SB for den skrivelse, der blev udfærdiget i aktionsgruppen.
2. SB
   Mange af os tænker over kommende bestyrelsesvalg – hvordan sikrer vi en langtidsholdbar bestyrelse?
3. Ledelsen – herunder procesplan og orientering om kommende omorganisering til KKFO (bilag)
   Ledelsen oplyser, at der er fem overordnede tematiseringer i forhold til kommende virksomhedsoverdragelse:

1. En god og gennemsigtig procesplan
2. At skabe den gode pædagogiske faglighed ml. to faggrupper
3. Den administrative del og sammenlægningen af de to organisationer
4. Virksomhedsoverdragelsen i et medarbejderperspektiv (medarbejder, koordinator og leder)
5. Sikring af overensstemmelse og samhørighed ml. værdigrundlaget i de to institutioner?

Det er en lang og krævende proces, men vi er i fuld gang.  Tidligere problemstillinger omkring f.eks. skolens sluttidspunkt og frittens åbning, tavshedspligt og udveksling af informationer ml. institutioner, deling af lokaler mv. burde blive udfaset som en konsekvens af overdragelsen. TJ oplyser, at vi søger midler fra en pulje oprettet af KK til brug for sammenlægningsprocesser.

 

TJ informerer om, at SB hen over foråret vil blive bedt om at drøfte lejrskoler idet der er indgået et partnerskab med Arla Food, så 6.klasserne fremover skal på madskolelejr i 5 dage. Det betyder, at vi skal genoverveje 5.klassernes 3-dages tur mhp at konvertere den til 6.klassernes tur. Der er enighed i SB, om at dette kan blive sådan. 

 

TJ informerede om forestående klassesammenlægninger på to af skolens årgange. TJ /ledelsen giver direkte besked til de klasser/årgange det omhandler, når det bliver aktuelt.

 

Der er temauge på skolen i uge 6 – også I år kommer der besøg fra politikere.

 

Evt.  10 min. (SB)

 

OBS på at sikre at også dagsorden ligger på skolens hjemmeside forud for bestyrelsesmøderne.

 

1. Punkter til næste gang (kommende møder):  1. Aula & Principper for kommunikation (skole- hjem samarbejde) 2. Status på Byggeri/genhusning /pavillonerne 3. Procesplan og orientering om kommende omorganisering til KKFO 4. Økonomi/Budget 2020+ regnskabsår 2019 5. Orientering om struktur/rammer i RC & tværfaglig support. 6. Afdækning af lånecomputere 6. – 9. årgang

 

Tak for i dag, 

 

Torben Højman Jensen / Anders Anderskov

 

SB- møder / datoer i skoleåret 2019/20:

20.8, 25.9, 24.10, 18,11, 9.1, 19.2, 24.3, 20.4, 25.5, 17.6