Møde i skolebestyrelsen, mandag den 25. maj kl. 17.00 – 20.00

 

Deltagere:

Forældrevalgte: Anita Dorthe, Maria, Britt, Anders, Lisa,

Medarbejdere: Morten, Signe

Ledelse: Torben (TJ), Dorte (DH)

 Afbud:  Forældrevalgte Katrine, Gitte

 

Referat: DH

 

Pkt. 1. Valg af ordstyrer, herunder kort opsamling på de to seneste SB – møder i februar og det seneste reducerede møde. 5 min. Ledelsen/SB

 SI valgt til ordstyrer. DH tager referat (Lisa sikrer rigtighed)

Ingen kommenterer til tidligere ref.

 Pkt. 2. Kort info fra ledelsen (O) 5 min. Ledelsen

 TJ: Som altid er vi på dette tidspunkt i gang med planlægningen af næste skoleår – i år skal vi gøre det sideløbende med planlægning og gennemførsel af Corona-skolen, så der er nok at se til, og medarbejderne har oplevet en anderledes fagfordeling i år end tidligere. 6.-9. årgangs personale er glade for at komme retur til skolen og at se deres elever igen.  

I ledelsen kan vi godt forstå, at medarbejderne har brug for dialog og drøftelse i hverdagen, og vi gør alt, hvad vi kan for at imødekomme det, men må samtidig erkende, at det kan være svært at få tiden til at slå til i disse uger.

 Pkt. 3. Senest orientering & info om byggeri & genhusning (Fast pkt.) (O&D) 15 min. Ledelsen/SB

TJ: Der er fortsat en forventning om, at der er aflevering i begyndelsen af september m. udbedring af fejl og mangler frem til uge 40. Mest muligt flyttes i uge 41 og 42 – det sidste i uge 43.

Der kan være indvendige ting, der ikke helt når at komme på plads (inventar og skilte mv.). Den lille sti – ”smøgen” - bliver måske åbnet før tid.

Fysikpavillonen er revet ned, hvilket betyder at vi får nogle måneder uden fysiklokale, men det sparer os for 6-7 måneders husleje.

Vi har været lidt forsinket med bl.a. solafskærmninger fordi der er dele af det, som skal leveres fra Italien.

 

 

 

SB gør opmærksom på, at vi skal sikre os, at vi holder fast i bygherren efter overtagelsen, så vi får alle fejl og mangler udbedret – også dem i bygning Nord.

 TJ nævner, at Socialforvaltningen har nogle bygninger på Sundholm, som skal istandsættes, og derfor skal der – når vores pavilloner fjernes – sættes nogle nye op til genhusning af beboere i de ejendomme, der skal renoveres. De nye pavilloner kommer tidligst op i 2021 for en periode af 3 år. SB vil få forevist tegninger på SB-møde den 17.6., hvor projektet gennemgås for SB mhp på indhentning af bestyrelsens godkendelse. TJ nævner, at vi som skole gerne vil imødekomme ønsket om opsætning af pavilloner ligesom Sundholm har været meget imødekommende over for os i forbindelse med vores behov under renoveringsperioden.

 Medarbejderrep. gør opmærksom på elforsyningen til pavillonerne og ytrer ønske om, at det flyvende el-kabel fjernes og lægges over på Sundholm – herunder også elregningen.

 Skolebestyrelsen vil gerne have en rundvisning i bygning Syd i forbindelse med SB-mødet i juni, hvis det er muligt og kan hænge sammen for alle.

 Pkt. 4. Info og status jf. årshjulet & seneste SB – mødereferat & AKTION (O&D) 20 min. Ledelsen/SB

 Status på økonomi (årsregnskab 19 + budget 20) (orientering uden bilag)

1. TJ orienterer om, at vi på skolen afsluttede ’19 uden at kende vores budget for 2020. TJ har flere gange talt om, at skolens økonomi overgik til Administrativt Fællesskab (AF) fra 1.10.2019. Tilbage i okt/nov beregnede vi et forventet et overskud, som imidlertid vendte til et underskud i marts på grund af meget høje udgifter til el og varme i forbindelse med renoveringsarbejdet. Vi har fra skolens side gjort indsigelser, og har nu en afgørelse, hvorefter vi refunderes for ca. 700.000,- i el og varme. Vi er stadig opmærksomme på udgifter til el og varme i relation til byggeriet. Budget for 2020 (inden Corona mv.) viser lige nu et overskud på ca. 1.6% svarende til ca. kr. 760.000,-. Der er et ønske i ledelsen om at kunne ansætte en leder i forbindelse med nuværende adm.leders pensionering.
    
   Medarbejder ønsker oplysning om, hvorvidt de øgede omkostninger for BUF samlet får konsekvenser for f.eks. lønbudgettet fremadrettet.
    
   Medarbejder nævner, at der med op til ca. 36 nye medarbejdere fra KKFO er forståelse for ønsket om, at der skal ansættes en ny leder, men nævner også, at der fra et medarbejdersynspunkt er en opfordring til at have opmærksomhed på sekretær Gitte, der sidder alene og varetager en unik og uundværlig position.
    
    
    
   Medarbejder siger, at der også er en opmærksomhed på refusioner mv., der kan påvirke bundlinjen. Medarbejder spørger hvordan Covid19 påvirker økonomien på AFS? TJ svarer, at vi endnu ikke har skullet dokumentere udgifter, men dog har fået lovning på, at vi refunderes for udgifter i forbindelse med Covid-19. Skolen skal løbende indberette Corona-relateret fravær mv., men der er ikke lavet en endelig model til udregning af skolens udgifter (både de direkte og indirekte).
    
   TJ nævner, at der er ny status på budget, så der kan komme nye informationer til bestyrelsen på mødet den 17.6.
    
   SB spørger til SB’s godkendelse af budgettet, hvilket SB ikke gør for nuværende. Der tales om budgettet på møderne, men godkendelse af budgettet er ikke indskrevet i forretningsordenen. SB undersøger, hvorfor denne formelle ting ikke står på forretningsordenen, og ønsker punktet på dagsordenen til næste møde.
    
   Medarbejder spørger om det kun er SB, der ser og godkender skolens budget. TJ svarer, at MED-udvalget får budgettet forelagt. TJ nævner, at efter at økonomistyringen på mange områder er overgået til AF, er en stor del af muligheden for medarbejderinddragelse og delagtiggørelse i økonomien blevet sværere, fordi vi i ledelsen og administration heller ikke selv har det detaljerede indblik i økonomien. Som medarbejder skal man læse referater fra SB-møder og MED-møder for at få info om økonomien udover MED- udvalg referat og evt. orientering på pædagogisk møde.
    
   SB spørger til Corona-økonomi. TJ siger, at Sundhedsloven er over Forvaltningsloven, hvorfor der ikke er eller kan sættes et loft over udgifter.
    
   SB nævner, at Borgmesteren selv har nævnt et beløb på kr. 250 mio i relation til Corona-udgifter. SB nævner at PSP-elementer i økonomisystemet er en sag, som Skole & forældre arbejder med for at få det lavet om, så der er gennemsigtighed i økonomi og udgiftsposter. SB nævner også, at SB skal kunne bede ledelsen om en redegørelse for, hvad pengene er brugt til.
    
2. Trivsel – og nationale test.
   TJ informerer om, at skolen som et led i årshjulet var påbegyndt afvikling af den Nationale Trivselsmåling og at den også var gennemført mange steder, men ikke alle. I alt har vi 744 besvarelser (ud af ca. 950). Ledelsen har vurderet, at validiteten af undersøgelsen ikke vil være i orden, hvis vi bad de resterende elever/klasser om at besvare spørgsmålene nu, hvorfor vi har valgt at lukke og afslutte dette års trivselsmåling.
    
    
   SB nævner, at det ville give god mening at spørge til elevernes trivsel i denne periode, sådan at vi får noget data på, hvordan eleverne oplever det mhp at lære af erfaringer om hvad, der har virket og ikke virket / været godt/ikke godt for børnene i perioden.
    
   TJ har ikke hørt om planer for dette fra UVM, men har talt med Børns Vilkår og Rockwool-fonden om en evt. rapport, som kan være klar til skolestart og som fremlægges på politisk niveau mhp vejledning til en evt. anden bølge.
    
   SB spørger til kvalitetsrapporten. TJ nævner, at selve rapporten lå klar v. juletid, men det er uklart om den er godkendt af Børne- og Ungeudvalget inden Corona-lukningen. TJ undersøger dette og melder retur inden 17.6. Endvidere nævner TJ, at ledelsen under Corona-perioden var indkaldt til kvalitets- og supportsamtale m. BUF-ledelsen, men at samtalen blev udskudt. Der er ikke kommet ny mødedato, men der kommer en opfølgning, og så tager vi det op på SB-møde efterfølgende.
    
   Skolens 8. årgang er udtrukket til at gennemføre Nationale Test, hvilket de er i gang med.
    
3. Procesplan og orientering om kommende omorganisering til KKFO (bilag)
    

TJ orienterer om, at overgangsbestyrelsen har to møder – det ene på onsdag d. 27.5. kl. 17. Malene og Anders deltager med mulighed for at stille kritiske spørgsmål og forholde sig nysgerrigt til proessen. Der var lagt planer om møde med de to trioer, ledelser, men Corona har gjort det svært – vi har dog haft mindre møder, herunder for få uger siden.

 

Bilaget med ”stjernen” redegør for de fem pejlemærker/punkter, der er vigtige for processen:

• Kultur/Fælles fundament, værdier & profil, KBH pejlemærker/mål
• Procedure / ”praksisser”, retningslinjer / politikker
• Forandringsforløb / proces, Kommunikations- og tidsplan
• Organisering, struktur, mødefora, økonomi, Ledelsesansvar- og opgaver
• Samarbejdsflader & arbejdsfællesskab, ”fællesmængde”.

 Det er de fem overskrifter, vi arbejder med og skal finde ud af, hvad vi gør ved. Det er en stor opgave at fusionere de to institutioner.

 Næste møde er den 8.6., og planen er, at man inden da har prioriteret skolens og fritidsordningens politikker mv. for at beslutte, hvilke der skal koordineres og samordnes.

 

 

 

 

Der skal etableres nyt MED-udvalg. Tre ledelsesrepræsentanter og fire tillidsvalgte. Vi forventer, at vi har det nye MED-udvalg klar den 15.6.

 Mange ting skal i hus, men der er en proces, der skal hjælpe os på vej. Herunder en sammenkædning af KKFO og skolebestyrelsen.

 SB spørger om sammenlægningen af økonomi giver en besparelse. TJ nævner, at det ikke umiddelbart er tilfældet.  Der er en tredeling af økonomien: skole / KKFO / fællesudgifter som f.eks. el, varme, husleje. TJ nævner også, at vi gerne ser den bro bredere, så vi kan udnytte økonomien bedst muligt f.eks. omkring medarbejdere, der kan arbejde både i KKFO og skole.

 

SB spørger om Amagerhylden opløses pr. 1.8. og hvad der så sker med Amagerhyldens bestyrelse. TJ svarer, at KKFO-bestyrelsen nedlægges, og at ingen af dens medlemmer indtræder i Skolebestyrelsen. De kan dog som alle andre vælge at opstille til det forskudt valg til skolebestyrelsen 2020. Det skal være en repræsentant fra den kommende skolebestyrelse som skal repræsentere KKFO, antagelig en, der er medlem af det kommende obligatoriske forældreråd i KKFO.

 

 

 

Pkt. 5. Genåbning & COVID – 19 – herunder status & udfordringer, SST -retningslinjer, undervisning, læring, fravær m.v.  (O&D) 30 min. Ledelsen/SB  

 

TJ nævner, at vi - ligesom mange andre skoler, oplever, at vi har rykket os flere år på meget kort tid i forhold til muligheder for undervisning af elever, der ikke kan fremmøde fysisk.  Vi prioriterer den lærende organisation og finder det helt naturligt at spørge, hvad vi kan lære af hele denne periode, men minder om, at vi fortsat er i ”orkanens øje” og fortsat får nye retningslinjer og vejledninger, der medfører, at vi skal lave om fra dag til dag. Men selvfølgelig skal vi evaluere og samle erfaringer inden vi glemmer det. Lige nu er vores erfaringer begrænset til det eksplicitte – nogle elever står helt af på den virtuelle undervisning, men tager godt imod opgaver mv,, mens andre har det omvendt. I perioder har vi modtaget ændringer til organisationen på daglig basis - både store og små opgaver, så vi løber ikke fra noget og vi skal evaluere og blive klogere, men vi har stadig travlt med at holde hverdagen kørende.

 Det er ledelsens klare oplevelse, at alle medarbejdere har dannet elevgrupper med omhu og med omtanke, men har selvfølgelig også skullet indordne sig under de givne vilkår. Hvis man oplever, at ens barn efter nogle dage ikke har lyst til at komme i skole eller andet, skal man selvfølgelig kontakte skolen.

 

 

Skolens eksterne personale er på vej tilbage – sundhedsplejerskerne, PPR og skolesocialrådgiver.  

 

Vi gennemfører skole-hjem samtaler inden sommerferien. På 6.-9. årgang inviteres elev og

forældre til møde på Teams inden uge 25. Årgang 0.-5.  får en skriftlig melding med 5 punkter som status. Elevens nuværende holdlærer vil bidrage til denne.

 

Vi har hånd i hanke med elevfravær i perioden. En del bekymrede forældre har holdt deres børn hjemme efter genåbningen, men det er reelt meget få børn, der ikke har været her siden genåbningen. Ledelsen følger op på disse.

 Medarbejder nævner, at der er en stor gruppe børn, der har haft svært ved at følge med under skolelukningen og som på mange måder heller ikke har haft opbakning og støtte fra hjemmet i perioden. Det er lærernes bekymring, hvordan får vi samlet op på den gruppe elever, der også i hverdagen underpræsterer.

 

Medarbejder nævner, at man på det sidste KLF-møde har talt om, at lærerne ønsker en evaluering, hvor man sammen drøfter, hvad vi har lært af gode ting under Corona, og hvad vi ikke skal gøre igen, så vi kan høste af vores erfaringer.

 

SB støtter op om ønsket om en erfaringsindsamling og evaluering - også på tværs af lærergruppen. SB foreslår, at man også ser på definitionen af virtuel undervisning samt deler erfaringer fra andre skoler.

 

SB undrer sig over, hvordan der kan være forskel mellem skolerne så nogle skoler både kan tilbyde fysisk og virtuel undervisning til eleverne. Det kan koste for AFS, at vi ikke har kunnet tilbyde det samme til vores elever, som andre skoler har.  SB siger endvidere, at der også er ressourcestærke forældre, der har haft meget travlt og har haft svært ved at følge deres børns undervisning hjemme.

 

SB spørger, om skolen ikke har været tilstrækkeligt IT-parat.

 

TJ siger, at der er forskellige definitioner på virtuel undervisning. TJ nævner, at vi har lagt kriterier for undervisningen, og at der er stor forskel også på, hvordan forældre har oplevet det. Der har ikke været rammesætning for skoletid til de store, men et minimuskrav om 5 timer. Vi er udfordret på lokalekapacitet. Alle de store børn har 12 timer i skolen samt fjernundervisning på den dag, de ikke er her samt lektier.

 Medarbejder minder om, at ingen har prøvet det her før, og også personalet har skullet omstille sig meget hurtigt til hhv. digital-lærer og udeskole-lærer, og der er sikkert nogen, der kunne gøre

 det bedre, men alle har gjort sig umage. Det skal også huskes, at der er stor forskel på, hvordan hjemmene er indrettet til f.eks. virtuel undervisning i forhold til PC-kapacitet.

 SB spørger til erfaringer om effekten af hhv. Aula-undervisning/opgaver eller virtuel undervisning, og om der er erfaringer med, hvilke fag, der egner sig bedst til hvilke metoder.  

 SB udtrykker ærgrelse over, at man skar ned til basisfag. SB har talt med andre forældre på andre skoler, hvor man mødtes mere on-line i grupper. SB er endvidere ked af fordelingen af elever på udskolingsholdene og har svært at forstå holdplaceringen for nogen af eleverne.

 

Medarbejder nævner, at online-undervisning bestemt er egnet og har stort potentiale, men nævner også, at der altid er børn, der aldrig kommer på, hvilket er synd. Man kan derfor ikke ”bare” lave on-line undervisning/virtuel undervisning. Vigtigt også at huske, at der er børn fra alle slags familier, der ikke er på Aula eller meebook.

 

SB nævner, at man er sikker på, at alle har gjort det bedste, de har kunnet, men at man jo selvfølgelig også inspireres af andre, og ønsker, at det også kunne være sådan for skolens egne elever. SB nævner, at hvis der havde været mere virtuel undervisning, så havde det været bedre for nogen – både at forstå og ikke føle sig så ensom grundet forældrenes travlhed eller mangel på it-kompetencer.

 

SB nævner at det for nogen forældre har været svært at være så alene om opgaverne.

 

SB pointerer, at SB’s spørgsmål til perioden ikke er en kritik, men blot en nysgerrighed.

 TJ nævner, at vi på skolen og i SB har et opdrag med at undersøge, hvor mange af de 20% af eleverne, der ikke har egen computer/PC, der finder vores BYOD-politik problematisk. Det er en opgave for SB at sikre, at vi også tager hånd om f.eks. sårbare unge i relation hertil.

 SB spørger til opfølgende undervisning i fag som f.eks. fysik. TJ svarer, at der ikke lagt op til erstatningsundervisning. Henviser til Sverige, hvor man arbejder med at inddrage sommerferien til indhentning af undervisning.

 

 

Pkt. 6. Skolebestyrelsesvalg - forskud valg 2020 (D&B) 20 min.  Ledelsen/SB (bilag sendes inden mødet)

Procesplan med opdaterede tidsfrister udleveret på mødet. I tilfælde af kampvalg arrangeres afstemning digitalt.

    

TJ opfordrer bestyrelse til at fortsætte den nuværende ordning, hvor det er vedtaget, at hvis der er flere opstillere end pladser, så kan bestyrelsen vedtage, at ikke-valgte kan deltage i møder som suppleanter uden stemmeret.

 

Der skal vælges tre nye skolebestyrelsesmedlemmer. På valg er Anders, Britt, Malene og Maria. Anne Katrine, Dorte, Anita og Lisa er ikke på valg. På mødet blev følgende oplysninger givet:

 Britt – genopstiller

Anders – genopstiller

Maria - har været fast suppleant og genopstiller som det. Hvis der er andre, der gerne vil det, er det fint

 TJ retter henvendelse til Malene.

 Der er medarbejdervalg til SB den 10.6.

 

Pkt. 7. Høringssvar i forhold til Fritidspædagogiske rammeaftale for KKFO + styrelsesvedtægterne og Forældreråd. - udkast til høringssvar (D&B) 15 min. Ledelsen/SB (bilag)

 

Der er høringsfrist allerede den 6. juni, og der var en drøftelse om udkast til høringssvar som er forelagt skolens MED-udvalg. TJ oplyser at MED-udvalget har godkendt udkastet.

 

Skolebestyrelsen har ingen yderligere bemærkninger og godkender høringssvaret.

 Pkt. 8. Bordet rundt, spørgsmål & Nyt fra; (D) – pkt. udgår

 Personale/medarbejdere: Fagfordeling og planlægning af næste skoleår fylder meget – det gør Corona også. Der er afholdt virtuelt KLF-møde (15 deltagere). Det er indtrykket fra KLF-mødet at deltagerne her ønsker at efterbehandling af Corona-perioden gennemføres inden vi skal i gang med at forholde os til nye kolleger i KKFO. Det sociale på AFS har altid været en fantastisk drivkraft. Vi har nu været væk fra hinanden i en lang periode, og det skal der være tid til at rette op på. Skolens fagfordelingen har også været meget virtuel i denne periode – det gør det også svært, og der kommer nye konstellationer og samarbejdspartnere efter ferien. Det er derfor et ønske fra personalet, at der kan bruges tid på at komme tæt på hinanden igen og også have fokus på de nye kolleger, der kommer ind til os.

1.  
2. Elevråd – deltog ikke på mødet.
    
3. SB Der har været løbende kommunikation ml. formand og ledelse i perioden. Intet yderligere.
    
4. Ledelsen: Vi forsøger at blive klar til sommerferie. Der afholdes dimission den 24.6. i en form, som ikke kendes endnu. Vi forventer at holde afslutning for medarbejdere, men heller ikke her kender vi formen. Det bliver dog ikke sommerfest.
   Vi har skullet ansætte en hel del medarbejdere for at kunne håndtere Corona, som jo nu skal afskediges igen. Fagfordelingen fylder også i ledelsen – vi har udfordringer i forhold til at leve op til krav om linjefagsuddannede lærere, hvilket medfører et behov for ændringer i fagfordelingen. Der er ansat ny fransklærer og mange barselsvikarer. Klubben skal åbne igen, og vi forventer, at 5. årgang kommer retur til skolen. Timefordelingsplanen betyder også noget for fagfordelingen. På 7. og 8. årgang er der obligatoriske valgfag, som eleverne skal til eksamen i. Cambridge Engelsk kommer til at køre som selvstændigt forløb for 7.-8. årgang ved siden af øvrig undervisning. Endvidere også forløb med Tårnby Gymnasium. Vi er udfordret på, at eleverne skal have madkundskab fra 4. årgang, men skolen er ombygget uden hjemkundskabs-lokaler. Vi arbejder på at kunne bruge lokalefaciliteter på andre skoler, men det er en udfordring.
    

Evt.  10 min. (SB)

 

SB minder om, at dagsorden til kommende SB-møde skal ligge på Aula.

SB henstiller til at vedhæftede dokumenter er på PDF, da telefonen ikke kan åbne word-dokumenter.

 

Punkter til sidste møde 17.06 (kommende møder):

 Status på Aula – status og principper for skolehjem kommunikation/samarbejde

• Skolehjem – læringsfestival
• Afdækning af låne pc-ere på skolen – nikke været muligt pga. COVID – 19
• Status på genåbning af skolen
• SB- valg
• SB- datoer næste år, udskydes til ny bestyrelse samles.
• Status på økonomi, elev og personale    

 

Tak for i dag, 

 Torben Højman Jensen / Anders Anderskov